随着商业活动的日益复杂，原始凭证的归档和管理成为企业运营中不可或缺的一环。在深圳这样的大都市，公司面临着信息量大、法规要求严格的特点，如何有效保存原始凭证的归档成果，成为许多企业关注的焦点。本文将围绕这一主题，从多个方面详细阐述如何在深圳公司中保存原始凭证的归档成果。

1. 制定归档政策

为了确保原始凭证的归档成果，首先需要制定一套完善的归档政策。这包括明确归档的范围、标准、流程和责任，确保所有员工都清楚了解归档的重要性。

- 明确归档范围：确定哪些类型的凭证需要归档，如发票、合同、收据等。

- 设定归档标准：规定凭证的保存期限、格式要求等。

- 制定归档流程：明确凭证的收集、整理、归档和查询流程。

- 落实责任：指定专人负责归档工作，确保归档工作的顺利进行。

2. 选择合适的存储介质

在数字化时代，选择合适的存储介质对于保存原始凭证至关重要。以下是一些常见的存储介质：

- 纸质存储：传统方式，但需注意防火、防潮、防虫等。

- 光盘存储：容量较大，但易损坏，需定期备份。

- 磁盘存储：便于传输和查询，但需定期检查数据完整性。

- 云存储：安全、便捷，但需考虑数据传输速度和费用。

3. 建立电子档案系统

电子档案系统可以大大提高原始凭证的归档效率，以下是一些关键点：

- 系统功能：包括凭证上传、分类、检索、备份等。

- 数据安全：确保数据不被非法访问和篡改。

- 用户权限：根据员工职责分配不同的访问权限。

- 系统维护：定期检查系统运行状况，确保系统稳定。

4. 实施定期检查和清理

定期检查和清理原始凭证的归档成果，有助于及时发现和纠正问题。

- 定期检查：每年至少进行一次全面检查，确保凭证的完整性和准确性。

- 清理过期凭证：根据归档政策，及时清理过期凭证，释放存储空间。

- 处理异常情况：对于损坏、丢失的凭证，及时采取措施进行修复或补充。

5. 培训员工

员工是归档工作的执行者，因此培训员工至关重要。

- 归档知识：让员工了解归档政策、流程和标准。

- 操作技能：培训员工如何使用电子档案系统，提高工作效率。

- 安全意识：加强员工的数据安全意识，防止信息泄露。

6. 重视保密工作

原始凭证往往涉及企业商业秘密，因此保密工作至关重要。

- 制定保密制度：明确保密范围、责任和措施。

- 加强物理安全：确保存储介质和档案室的安全。

- 限制访问权限：仅授权相关人员访问敏感信息。

本文从多个方面详细阐述了在深圳公司中保存原始凭证的归档成果的策略与实践。通过制定归档政策、选择合适的存储介质、建立电子档案系统、实施定期检查和清理、培训员工以及重视保密工作，企业可以有效保存原始凭证的归档成果，提高运营效率，降低风险。